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题目

14.文员邓小姐第一天上班,上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了,邓小姐正忙着打电话,她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上,一边打电话,一边拿过笔签了字。打完电话,心不在焉地把所有的信都剪开了,其中一封信被剪掉了回信地址的一角,她也没有注意。她抽出所有的信纸,放在一边,而把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来,只见上面写着:“亲爱的红:……”,她意识到拆错了信,匆匆看完了信,她把信又用胶水粘了起来(但是外表还是有些痕迹)。她又看了几封信,其中有一封急件,觉得应该由上司回信,于是,她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时,上司把写有美国地址的英文名片,让她打印一个寄往美国的信封,邓小姐按照以往写信的习惯,把收件人地址、姓名打印在信封的上面,把公司的地址打印在右下角。你认为邓小姐处理邮件是否正确,为什么?请讲出理由并说明正确的做法。

14.文员邓小姐第一天上班,上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了,邓小姐正忙着打电话,她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上,一边打电话,一边拿过笔签了字。打完电话,心不在焉地把所有的信都剪开了,其中一封信被剪掉了回信地址的一角,她也没有注意。她抽出所有的信纸,放在一边,而把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来,只见上面写着:“亲爱的红:……”,她意识到拆错了信,匆匆看完了信,她把信又用胶水粘了起来(但是外表还是有些痕迹)。她又看了几封信,其中有一封急件,觉得应该由上司回信,于是,她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时,上司把写有美国地址的英文名片,让她打印一个寄往美国的信封,邓小姐按照以往写信的习惯,把收件人地址、姓名打印在信封的上面,把公司的地址打印在右下角。你认为邓小姐处理邮件是否正确,为什么?请讲出理由并说明正确的做法。

题目解答

答案

答:(1)收领邮件应该把以前的信件另外放开,以免混淆;(2)应在清点后才能签字;(3)首先应分类,请示上司哪些邮件能拆封,哪些不能拆;(4)不能把回信地址剪掉;(5)检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。如不一致,应打电话询问正确的,再把错误的划去;(6)拆错信,应在信封上要写上“误拆”,并签上自己的名字,封上信口,把信件交给收信人时向他(她)道歉;(7)把交给上司邮件分成最急件、次急件和普通件,不能混淆;把邮件分成最急件、次急件和普通件;(8)打印寄往美国的信封,收信人姓名、地址打印在右下角,寄信人姓名、地址打印在左上角。

解析

步骤 1:收领邮件
邓小姐在收领邮件时,应该把以前的信件另外放开,以免混淆。她应该在清点邮件后才能签字,确保邮件数量和种类正确。
步骤 2:分类邮件
邓小姐应该首先对邮件进行分类,询问上司哪些邮件能拆封,哪些不能拆。拆信时,应小心不要剪掉回信地址,检查信封、信纸上的地址、电话是否一致,如有不一致,应打电话询问正确的地址。
步骤 3:处理拆错的信件
邓小姐拆错信后,应在信封上写上“误拆”,并签上自己的名字,封上信口,把信件交给收信人时向他(她)道歉。
步骤 4:处理急件
邓小姐应把交给上司的邮件分成最急件、次急件和普通件,不能混淆。把邮件分成最急件、次急件和普通件,以便上司优先处理。
步骤 5:打印寄往美国的信封
邓小姐打印寄往美国的信封时,应把收信人姓名、地址打印在右下角,寄信人姓名、地址打印在左上角,而不是按照以往写信的习惯。

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