题目
2.爱达公司的丁秘书正埋头起草一份文件,电话铃响了,拿起电话,丁秘书听着对方的声-|||-音,辨别出又是那位推销员朱磊打来的电话。第一次他来电时,丁秘书听着朱磊的自我介-|||-绍,判断这电话不是经理正在等的电话,也不是紧急要事。于是她说:"很抱歉,经理不-|||-在。请你留下姓名、地址、回电号码,我会转达给经理的。"可对方非要找经理本人不可。挂-|||-断电话,丁秘书就此事汇报了经理。经理听后,告诉她,曾在一次交易会上见过此人,印-|||-象不佳,不想和他有生意上的来往。十天前,朱磊又来了电话,丁秘书说:"对不起,经-|||-理仍然不在。我已将你的情况和要求转告经理,目前他非常繁忙,这事以后再说吧!"随-|||-即,主动挂断了电话。现在,朱磊第三次来电,丁秘书应该怎么办?-|||-问题:-|||-(1)文秘人员接听电话时,首先应做些什么?电话结束后又应该怎么做?-|||-(2)假如你是丁秘书,针对朱磊第三次来电,你怎样说?-|||-(3)文秘人员怎样审查来电?具体做法怎样?-|||-(4)文秘人员替上司审查来电的态度和技巧是怎样的?
题目解答
答案
解析
步骤 1：接听电话时的礼仪
文秘人员接听电话时，首先应自报家门，即报出自己的姓名和所在单位或部门。这有助于对方确认是否拨对了电话。电话结束后，应遵循“谁先打出谁先挂”的原则，即如果对方先挂断电话，文秘人员再挂断电话。
步骤 2：处理朱磊第三次来电
针对朱磊第三次来电，丁秘书应明确告知对方经理不想与他有生意上的来往。丁秘书可以这样说：“朱先生，您好。您的情况我已经转告给经理了，经理目前没有与您合作的意向。请您以后不要再打这个电话了。如果情况有变，我会主动与您联系。谢谢。”
步骤 3：审查来电的具体做法
文秘人员审查来电时，应询问对方的姓名、单位、来电事由、回电号码等信息。然后请示上司是否想与对方通话。如果上司同意通话，可以打回电或请对方再打过来；如果上司不想通话，应想办法拒绝对方。
步骤 4：审查来电的态度和技巧
在电话中，文秘人员应做到既为领导“挡驾”，又不得在言语、行动上失礼，冒犯对方。应保持礼貌和专业，明确告知对方上司的决定，同时避免使用过于强硬或不友好的言辞。
文秘人员接听电话时，首先应自报家门，即报出自己的姓名和所在单位或部门。这有助于对方确认是否拨对了电话。电话结束后，应遵循“谁先打出谁先挂”的原则，即如果对方先挂断电话，文秘人员再挂断电话。
步骤 2：处理朱磊第三次来电
针对朱磊第三次来电，丁秘书应明确告知对方经理不想与他有生意上的来往。丁秘书可以这样说：“朱先生，您好。您的情况我已经转告给经理了，经理目前没有与您合作的意向。请您以后不要再打这个电话了。如果情况有变，我会主动与您联系。谢谢。”
步骤 3：审查来电的具体做法
文秘人员审查来电时，应询问对方的姓名、单位、来电事由、回电号码等信息。然后请示上司是否想与对方通话。如果上司同意通话，可以打回电或请对方再打过来；如果上司不想通话，应想办法拒绝对方。
步骤 4：审查来电的态度和技巧
在电话中，文秘人员应做到既为领导“挡驾”，又不得在言语、行动上失礼，冒犯对方。应保持礼貌和专业，明确告知对方上司的决定，同时避免使用过于强硬或不友好的言辞。